PROJECT MANAGEMENT IN CONSTRUCTION

Yak,, akhirnya update lagi.. sebelumnya saya akan perkenalkan dulu sama orang yang sanagt hebat dalam memberikan kuliah tamu pada hari Kamis tanggal 23 Februari 2012. Namanya Pak Tri Joko. Pengalamannya dalam hal proyek sudah sangat banyak. Cuman ada perbedaan dengan kita yang di Sistem Informasi, bedanya adalah dia dari T. Sipil sedangkan kita dari Sist. Informasi. Lhoo,, apa hubungannya ? ada donkk. Disini yang kita bahas bukanlah IT nya tetapi bagaimana cara Managemen Proyek itu sendiri. langsung saja saya rangkum disini..

Proyek 
Ada 2 pengertian proyek. Pertama menurut I. Soeharto (1999) project merupakan sebuah kegiatan/aktifitas yang bersifat sementara dengan alokasi jangka waktu tertentu, sumber daya tertentu, dan sasaran yang jelas. yang kedua menurut PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik.

Nah, dari penjelasan tersebut pasti ada sasaran yang harus diperhatikan. sasaran tersebut dibuat dalam bentuk segitiga sama sisi yang saling berintegrasi.

Triangle Constrain

Mengapa segitiga? jawabannya karena ketika ada satu di atas, maka yang lainnya harus ada di bawah. dibalik-balik juga hasilnya seperti itu. Dan yang paling penting adalah yang berada di tengah-tengah yaitu Kualitas dan Safety (Sorry belum ketulis ^_^v).


dan selain itu ada juga beberapa pertimbangan-pertimmbangan yang perlu diperhatikan juga seperti :
1. Budget           4. Resources
2. Schedule        5. Quality
3. Scope


Itu semua haruslah seimbang dan ada satu hal yang perlu diingat dan sangat penting yaitu RESIKO.

Project Management Body of Knowledge
PMBOK dibagi menjadi 9 area keilmuan :
- Core : Project Scope, Time, Cost, Rescue, Quality
- Support : Risk, Procurement, Communication
- Frame : Project Integration Management

Berikut ini adalah penjelasan beberapa dari 9 ilmu dari PMBOK di atas :
1. Scope Management

    - Scope Planning         : Rencanakan dulu batas ruang lingkup kerja anda
    - Scope Definition        : Definisikan secara spesifik ruang lingkup dan segala kebutuhan proyek anda
    - Scope Create WBS  : Buat work Breakdown Structure
    - Scope Verification     : membuat perjanjian antara stakeholders dan owner
    - Scope Control          : mengontrol ruanglingkup kerja anda

2. Time Management

      - Activity Definition
      - Activity Sequencing
      - Resource Estimating
      - Duraton Estimating
      - Schedule Development and Control

3. Cost Management
    
    Ada 3 hal yang perlu direncanakan dalam memanagement cost yang digunakan untuk sebuah proyek :     
      - Cost Estimating
      - Cost Budgeting
      - Cost Control

    Dan juga terdapat sumber pendanaan yang bisa di dapat dari sebuah proyek :
      - Pembiayaan oleh Pemerintah
      - Dana Swasta (private)
      - Kerjasama Pemerintah dan Swasta (Public Private Partnership ; PPP)
         ex : Proyek Jalan Tol, Pasar Mall DTC

4. Quality Management


      - Quality Planning: perencanaan time, cost, product defect, design project, partnership
      - Quality Assurance: jaminan hasil jadi baik jika sesuai prosedur
      - Quality Control

5. Risk Management


     - Risk Identification
     - Risk Analysis
     - Risk Response
     - Risk Monitoring and Control

CONTOH PROYEK IT : UniPower CASMAC Project

pada kali ini aku akan memberi contoh tentang proyek IT yang pernah ada. tetapi disini peroyek IT yang aku berikan menemui ke gagalan. sehingga proyek ini dapat dibilag gagal.


Gambaran Proyek 
Proyek ini berfungsi "untuk memfasilitasi pengembangan efisien dan tepat waktu dari sistem komputasi umum untuk aplikasi oleh universitas-universitas di seluruh Australia. Proyek ini ditujukan untuk memberikan universitas dengan efisiensi dalam pengembangan software melalui berbagi pengetahuan dan biaya yang terkait


Proyek sponsor dan Stakeholders
Struktur proyek tersebut tidak sepenuhnya dijelaskan pada studi kasus. Namun, peran-peran berikut ini akan cukup menjelaskan :
Sponsor 
     Universitas Australia Wakil Rektor Komite (AVCC)

Stakeholder 
Tabel Stakeholder Roles

Commercial Arrangements 
    Unipower diciptakan untuk menyediakan pelayanan manajemen proyek dan CHA Solution yang nanti tujuannya untuk memberikan layanan System Development.

Project Manager 
    Uni Power

Steering Committee
    Tidak teridentifikasi.

Faktor Sukses dan Gagal

Dapat disimpulkan dari hasil di atas bahwa sejumlah tujuan proyek tidak tercapai termasuk pengiriman modul perangkat lunak umum. Tabel Stakeholder Roles mengidentifikasi sejumlah faktor keberhasilan proyek tidak terbukti dalam proyek tersebut karena dimungkinkan kontribusi pada tujuan proyek atau pada objective tersebut tidak terpenuhi.


Process Followed

Tidak ada bukti dari pendekatan terstruktur untuk proyek. Proyek ini ditinggalkan saat CHA gagal mewujudkan modul keuangan.
Ada bukti dari proses manajemen proyek di artikel itu memberikan:
 • Initiating
   Initiating - Akan tampak telah dilakukan tetapi tidak dengan tingkat ketelitian yang diharapkan untuk sebuah proyek ini.

 • Planning
    Tidak ada bukti

 • Executing

• Memulai - akan tampak telah dilakukan tetapi tidak dengan tingkat ketelitian bahwa Proyek rencana eksekusi (diasumsikan sebagai tugas proyek jelas-jelas dilakukan). 

• Kontrak Administrasi – Tidak efektif 

 • Controlling
     Tidak ada bukti

 • Closing
     Tidak ada bukti


 Major Issues and Resolution 

•  Realised Savings 

Sejumlah universitas dihadapkan dengan upgrade / mengembangkan sistem untuk memecahkan masalah bisnis umum. Biaya setiap universitas jika bergerak sendiri mungkin mahal. Konsep CASMAC ini bertujuan untuk memberikan efisiensi dalam pengembangan perangkat lunak dengan berbagi pengetahuan dan biaya. Ia mengakui bahwa manfaat yang diperoleh dari proyek CASMAC termasuk pemanfaatan beberapa lisensi perangkat lunak dengan biaya lebih rendah dan, spesifikasi dokumentasi yang membentuk dasar dokumentasi lelang berikutnya.

• Kegagalan Software 

CHA tidak mampu menyediakan perangkat lunak yang lulus uji penerimaan. Tidak ada indikasi apakah ini ada masalah teknis atau hanya bahwa software itu tidak memenuhi kebutuhan bisnis. Upaya mediasi atau arbitrasi tidak terbukti. Hal ini biasanya akan diharapkan sebelum pengakhiran kontrak.

Pelajaran Yang Didapat 

• Konsultasi dengan seluruh stakeholder sangat penting. Pembentukan steering committee sangat penting juga, terutama dengan sebuah proyek ini dan dengan indikasi jumlah peserta. 
• Perhatian yang tepat untuk managemen resiko dan monitoring resiko dapat menghindari masalah-masalah yang dihadapi. 
• Perhatian yang tepat untuk proses anggaran dan manajemen keuangan tidak dapat diremehkan. Mekanisme yang tidak memadai untuk pengeluaran pelacakan dapat menyebabkan kesulitan yang cukup besar terutama bila ada tuntutan pengadilan. 
• Kontrak manajemen yang efektif dapat memberikan suatu lingkungan di mana masalah serius dapat diselesaikan tanpa kembali ke pengadilan. Ada manfaat dalam bekerja sama untuk memecahkan masalah umum. Namun, ada ruang lingkup proyek dan tujuan harus dinyatakan dengan jelas. Kerangka kerja proyek yang masuk akal menetapkan bahwa pihak yang terlibat menyediakan mekanisme yang efisien dan efektif untuk menyelesaikan masalah.

PERBEDAAN PROYEK IT DAN NON IT

Kehidupan kita tidak pasti tidak lepas dari tekhnologi informasi. Tetapi perlu diingat kita juga tidak bisa sepenuhnya melupakan dengan segala hal yang non IT. Dari situlah muncul perbedaan antara IT dan non IT. 

Beralih ke proyek. Apa sih yang dimaksud dengan proyek? Berikut ini penjelasannya...

• Menurut Kathy Schwalbe proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik.

• Kalau menurut Harold Kerzner Proyek adalah  beberapa rangkaian aktifitas dan pekerjaan yang :

    – Memiliki tujuan spesifik yang harus diselesaikan dalam batas-batas spesifikasi yang sudah ditentukan 

    – Memiliki ketentuan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya 

    – Memiliki keterbatasan pembiayaan 

    – Menggunakan sumberdaya (seperti uang, orang, peralatan dll)

Proyek secara global memiliki karakteristik seperti berikut :

• Temporary

• Produk, jasa atau hasil yang unik 

• Berkembang secara bertahap (start – finish) 

• Membutuhkan sumberdaya 

• Harus memiliki customer/client utama atau sponsor

• Penuh dengan ketidakpastian

• Membutuhkan koordinasi dan tim

Dari karakteristik yang diatas itu kita dapat menyimpulkan bahwa sebuah proyek itu tidak biasanya dikerjakan oleh orang banyak dan pastinya membutuhkan koordinasi antar resource yang bekerja. Karena suatu proyek dapat dibilang tidak pasti atau penuh dengan ketidakpastian, maka harus ada yang namanya management proyek.

Naaahh.. Project Management atau Management Project adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan-ketrampilan, tools dan teknik-teknik pada aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholders dan untuk mencapai sasaran-sasaran proyek. 

Mungkin itu sekian itu saja yang aku posting kali ini... mungkin lebih jelas lagi kalo ada gambaran MindMap.. biar lebih pahaaammm... 

SEKIAN...